Referenz "Qualitätssicherung durch zentralen Fördermittelprozess"
 

Die Situation: Einer der größten und ältesten Verkehrsbetriebe im Norddeutschen Raum hat sich zum Ziel gesetzt, seinen öffentlichen Nahverkehr bis zum Jahr 2030 mit Null Emissionen zu betreiben. Um dieses ehrgeizige Ziel zu erreichen, muss mit innovativen Technologien in Infrastruktur- und Ausstattungsprojekte sowie in das Personal investiert werden. Die Politik bezuschusst zukunftsorientierte öffentliche Beförderungslösungen mit dezidierten Fördermitteln. Um diese voll auszuschöpfen, beschloss das Unternehmen, das aktuell dezentrale Fördermittelmanagement einem zentralen Prozess zuzuführen. Das Compliance- und Qualitätsmanagement sollte optimiert werden sowie digitale Lösungen breitflächig eingesetzt und in existierende SAP-System integriert werden. Auf diese Weise sollten Abläufe vereinfacht und transparent gemacht sowie Rollen und Rollenanforderungen klar definiert werden. Der Bedarf der angeschlossenen Tochterfirmen an Unterstützung bei der Akquise öffentlicher Förderungen sollte ebenfalls optimal berücksichtigt werden.
 
Die Lösung: Die Firma Service Wirtschaftsförderung Jäckel und Rock übernahm im April 2023 unter  Leitung von Anna M. Jäckel, die interimistische Aufgabe, den Verkehrsbetrieb in den neuen zentralen Fördermittelprozess zu führen. Diese Aufgabe beinhaltete zunächst, in Abstimmung mit einem renommierten Wirtschaftsprüfungsunternehmen, die Evaluation der Ist-Prozesse und –Tools unter Einbeziehung diverser Tiefeninterviews mit Mitarbeitern des Verkehrsbetriebes. In einem nächsten Schritt wurde das Szenario eines neuen zentralen Fördermittelprozesses entworfen, Rollen- und Verantwortlichkeiten (RACI) entwickelt sowie automatisierte Prozesse definiert und die Schnittstellen im existierenden SAP-System identifiziert. Außerdem wurden bewilligte und laufende Förderanträge evaluiert und daraus Standardvorgehensweisen für zukünftige Förderantragstellungen abgeleitet. Nächste Schritte sind die Auswahl einer digitalen Lösung zur Unterstützung des neuen zentralen Fördermittelprozesses, die Entwicklung von Tools und Templates für standardisierte Vorgänge, das Design von Schulungsunterlagen, die Errichtung eines Förderzirkels, die Einbeziehung der Anforderungen der Tochterfirmen sowie die Durchführung von Schulungen und das Coaching der Mitarbeiter auf die neuen Rollen und Prozesse.

Der Kundennutzen: Durch den neuen zentralen Fördermittelprozess stellt das Unternehmen das Compliance- und das Qualitätsmanagement des kompletten internen Fördermittelprozesses sicher und ist zukünftig auf Audits von Förderprojekten optimal vorbereitet. Er beschleunigt außerdem die Akquise und Antragsphase sowie die Prozesse der Mittelabrufe und Erstellung von Verwendungsnachweisen. Durch diverse digitale Lösungen können wiederkehrende Inhalte in der Antragstellung schnell identifiziert und mit adäquaten Texten bedient werden. Bezüglich des Reportings kann nun sowohl gegenüber den Fördermittelgebern als auch gegenüber internen Stakeholdern eine kontinuierliche  und aktuelle Berichterstattung zu jedem Zeitpunkt gewährleistet werden. Nicht zuletzt wurden die Arbeitsprozesse der Mitarbeiter erheblich vereinfacht und Vertretungsregelungen simplifiziert, so dass die Job-Zufriedenheit der Mitarbeiter steigt.